Business Proses Reengineering (BPR)

I. PENDAHULUAN

Pada kondisi lingkungan bisnis saat ini, strategi jangka panjang yang telah disusun bisa saja berubah dengan munculnya tindakan dadakan sebuah perusahaan. Tindakan ini bertujuan untuk mengantisipasi segala bentuk perubahan baik secara internal maupun eksternal. Perusahaan yang tidak siap dengan bergejolaknya lingkungan bisnis dipastikan tidak akan mampu bertahan dipasar, masih banyak perusahaan yang cenderung melupakan tujuan meraih keunggulan kompetitif, mereka hanya focus pada usaha untuk mengantisipasi gejolak ketidakpastian yang terjadi pada saat ini dan cenderung lebih mengutamakan kepentingan menyelamatkan diri dari bergejolaknya kondisi ekonomi. Pada saat ini merupakan waktu yang tepat bagi perusahaan untuk melakukan masa transisi melalui adanya proses pembelajaran (learning proses) apakah praktik-praktik manajemen (management practices) yang diterapkan masih relevan atau tidak. Praktik-praktik manajemen saat ini memiliki kecenderungan mengarah pada bentuk organisasi yang ramping (lean), datar (flat), dan fleksibel dengan tujuan menjadikan organisasi tersebut menjadi organisasi yang bisa bergerak lincah dalam mengantisipasi berbagai perubahan yang terjadi. Tetapi tidak sedikit perusahaan yang tanpa menggunakan perhitungan yang matang langsung melakukan revolusi (reengineering) penciutan organisasi, pemangkasan jenjang organisasi di berbagai bidang, dan melakukan pemutusan hubungan kerja. Kejadian ini membawa dampak pada banyaknya sumber daya manusia (SDM) yang sudah terdidik, terlatih, berpengalaman, profesional, kompeten, dan bisa menjadi sumber keunggulan kompetitif menjadi korban akibat tindakan dan keputusan tergesa-gesa yang diambil perusahaan.

II. PEMBAHASAN

A. Konsep Reengineering
Reengineering adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer. Reengineering bisa juga diartikan sebagai inovasi proses, atau perencanaan visi strategik dan strategi kompetitif baru serta pengembangan proses bisnis baru yang mendukung visi tersebut.

Definisi reengineering memuat empat kata kunci, yaitu:
1. Process, yaitu serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Terdapat tiga aktivitas dalam proses yaitu:
a. Value-adding activities : aktivitas untuk menghasilkan nilai tambah,
b. Hand-off activities : aktivitas yang memindahkan aliran kerja dengan melewati hambatan-hambatan fungsional, departemental atau organisasional, dan
c. Control activities : aktivitas yang tercipta untuk mengendalikan Hand-off activities.
2. Strategik and value added. Target utama bisnis proses reengineering adalah stratgei dan nilai tambah. Untuk memaksimalkan tingkat pengembalian investasi dalam reengineering, perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan, yaitu tidak hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses.
3. Optimization of work flow and productivity in organization, yaitu meningkatkan produktivitas, pangsa pasar, pendapatan, tingkat pengembalian investasi dan asset. Proses bisnis reengineering dapat diukur dari pengurangan biaya per unit.
4. Rapid, radical and redesign. Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan radikal serta merancang kembali proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.
Tujuan proses bisinis reengineering adalah perbaikan proses untuk meningkatkan kepuasan total baik bagi pelanggan internal maupun pelanggan eksternal, menurut Andrews dan Stalick tujuannya adalah sebagai berikut :
- Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi masal.
- Meningktkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing.
- Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.
- Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi computer.
- Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidak puasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik.
- Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga “value-driven” untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas.
- Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.
- Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.
Dalam melakukan proses bisnis reengineering harus berlandaskan pada beberapa prinsip-prinsip, yang terdiri dari :
- Mengorganisasikan hasil dari seluruh langkah dalam proses, bukan satu langkah saja.
- Orang yang mengusulkan disain proses baru tersebut harus bisa melakukannya dengan tepat.
- Pekerjaan dalam memproses inromasi diusahakan menjadi kerja nyata yang menghasilkan informasi akurat yang dibutuhkan.
- Sumber-sumber produksi yang letaknya menyebar harus dibuat agar seolah-olah disentralisasikan.
- Lebih menghubungkan aktivitas parallel daripada mengintegrasikan hasilnya.
- Meletakkan titik keputusan di mana pekerjaan tersebut dilakukan, dan menentukan kontrol atas proses tersebut.
- Menerima informasi satu kali saja daripada menerima informasi berulang kali.

Proses bisnis reengineering memiliki beberapa tahapan yang terdiri dari 3R, yaitu :
1. Rethink, Memikirkan kembali tujuan yang akan dicapai saat sekarang dengan asumsi yang diperlukan untuk menentukan apakah tujuan tersebut masih bisa digunakan pada komitmen yang baru untuk memenuhi kepuasan pelanggan di waktu yang akan datang.
2. Redesign, Mencakup analisis tentang cara organisasi dalam pemproduksi barang atay jasa, bagaimana struktur kerjanya, siapa yang menyelesaikan suatu tugas tertentu dan apa hasil yang dicapai dari masing-masing prosedur tersebut.
3. Retool, Mencakup evaluasi tentang keuntungan atau manfaat yang diperoleh dari teknologi mutakhir yang digunakan khususnya pada electronic word and data processing system untuk menentukan kemungkinan merubah teknologi tersebut agar kualitas meningkat.
Jika perusahaan telah menentukan bahwa suatu proses tidak efektif dan efisien maka perusahaan harus merancang kembali proses baru dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan bisnis dan proses.
2. Menentukan proses mana yang akan diubah/diperbaiki.
3. Memahami dan mengukur proses yang lama tersebut.
4. Menentukan tingkat informasi teknologi yang dibutuhkan.
5. Merancang dan membuat suatu model mengenai proses yang baru.

B. Risiko Reengineering.
Pada organisasi perusahaan dan proses bisinis, penerapan reengineering yang tepat dapat menjanjikan perubahan secara drastis, seperti peningkatkan kinerja organisasi dan karyawan. Tetapi jika penerapan reengineering tidak dilakukan secara tepat (gagal), maka terdapat resiko yang akan dialami perusahaan, antara lain :
- Risiko teknis (technical risk) yaitu risiko yang terjadi karena terbatasnya kapabilitas teknologi yang digunakan organisasi dalam proses reengineering.
- Risiko finansial (financial risk) terjadi jika proyek reengineering tidak berjalan sesuai dengan rencana, atau jika tidak selesai tepat pada waktunya dan tidak sesuai dengan biaya yang dianggarkan.
- Risiko politis (political risk) yaitu terjadinya resistance to change terhadap proyek-proyek reengineering.
- Risiko fungsional (functional risk) merupakan kesalahan sistem disainer dalam memahami kebutuhan organisasi dan kurangnya keterampiland an pengentahuan pelaksana, sehingga mengakibatkan kapabilitas sistem yang dirancang tidak tepat.
- Risiko proyek (project risk) adalah risiko yang bisa terjadi jika personel pemroses data tidak memahami dan tidak familiar terhadap teknologi baru, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang kompleks.

C. Tantangan Kondisi Lingkungan bisnis
Dalam menghadapi dinamika perubahan lingkungan bisnis yang demikian pesat, sebaiknya tindakan mana yang dilakukan perusahaan untuk mengantisipasinya? Terdapat dua pilihan yang dapat dilakukan oleh perusahaan baik melakukan perubahan evolusi secara bertahap dan continuous improvement atau melalui reengineering yang bersifat revolusioner, radikal dan dramatis. Cara terbaik yang ditempuh perusahaan adalah tergantung pada kemampuan perusahaan itu sendiri dalam mengintegrasikan kedua paham yang bertentangan tersebut, yang pada gilirannya nanti akan menghasilkan tindakan yang mampu mengantisipasi dan beradaptasi dalam dinamika perubahan lingkungan bisnis. Pada kondisi lingkungan yang jumlah pesaingnya relative masih sedikit, tingkat ketidakpastiannya rendah, maka bentuk organisasi yang gemuk (fat) dan kaku mungkin masih bisa bertahan. Tetapi pada kondisi yang tingkat persaingannya ketat, penuh ketidakpastian dan tidak dapat diprediksi, dan terakhir terjadinya krisis dan gejolak ekonomi yang berkepanjangan, organisasi berusaha melakukan perubahan secara drastis (reengineering). Tidak sedikit organisasi yang melakukan pemangkasan dan mengubah dirinya menjadi organisasi yang ramping (lean organization). Tetapi ini dirasakan kejam bila dipandang dari sisi pemanfaatan sumber daya manusia, Namun tindakan-tindakan ini bukan merupakan cerminan budaya manusia sebagai anggota organisasi. Dengan pemangkasan dan penciutan, otomatis menyebabkan terjadinya pemutusan hubungan kerja, memang mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas. Di sisi lain karyawan-karyawan yang masih ada merasa lebih terbeban karena tanggung jawab yan dipikul menjadi lebih berat, belum lagi jika kondisi lingkungan kerja tidak mendukung. Akibatnya timbul kekecewaan dan ketidakpuasan bahkan terjadi frustasi karyawan. Tindakan seperti ini tampak cenderung mengabaikan dimensi pengembangan manajemen SDM.

D. Kegagalan Reengineering
Untuk menghindari risiko yang diakibatkan dari penerapan reengineering, kita harus mengetahui factor-faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan reengineering, Kegagalan ini berhubungan dengan factor-faktor manajemen sumber daya manusia yang tidak sepenuhnya dipahami dan dipertimbankan. Dari sudut pandang manajemen sumber daya manusia, kegagalan reengineering disebabkan oleh dua factor utama, yaitu : Menolak untuk berubah (resistance to change) dan Kurangnya komitmen manajemen (lack of management commitment), sedangkan factor lainnya diluar sudut pandang managemen sumber daya manusia adalah : system informasi yang kurang memadai dan kurangnya keleluasaan (breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap factor-faktor kritis reengineering.
- Menolak untuk berubah (Risistence to change)
Merupakan masalah utama reengineering yang bisa terjadi karena reengineering tidak hanya terkait dengan teknologi tetaipi juga berpengaruh perilaku, nilai-nilai dan budaya organisasi. Disamping itu resistance to change juga dipicu oleh tidak adanya visi, lingkungan operasi dan lingkungan bisnis radikal.
Reengineering tidak cukup hanya semata-mata mengubah proses, tetapi yang penting adalah mengubah manajemen, memeberdayakan SDM, memupuk kreativitas serta human skill, sehingga mereka tidak menolak untuk berubah dan memiliki komitmen terhadap organisasi. Untuk mewujudkan semua ini perusahaan dituntut untuk memberikan pendekatan tentang konsep dan teknik reengineering, mengkomunikasikan visi dan misi, mengartikulasikan situasi kompetitif perusahaan serta menanamkan pemahaman yang mendalam tentang budaya, nilai-nilai organisasi, dan masalah-masalah organisasional. Tanpa pengetahuan dan pemahaman orang yang terlibat, maka reengineering tidak akan memberikan manfaat jangka panjang. Grover, dkk. (1995) memiliki argumen bahwa terjadinya resistance to change perlu diidentifikasi penyebab utamanya, apakah disebabkan oleh SDM-nya, sistem, atau interaksi berbagai pihak, sehingga bisa dilakukan tindakan-tindakan yang tepat. Sedangkan Hall memberikan saran untuk mengatasi resistance to change dengan komunikasi secara terbuka, dengan mengintensifkan interaksi dan kerja sama antara pihak manajemen dan pihak karyawan. Komunikasi yang baik akan membangun komitmen, memberikan pemahaman tentang perlunya reegineering dan meningkatkan kinerja perusahaan secara berkesinambungan.
- Kurangnya komitmen manajemen (lack of management commitment)
Komitmen manajemen sangat diperlukan dalam melakukan reengineering. Reengineering akan menghadapi kemungkinan kegagalan yang sangat besar tanpa adanya komitmen penuh pucuk pimpinan, dalam arti mereka harus memahami bagaimana peran pimpinan dalam suatu organisasi yang sedang mengalami perubahan radikal dan membangun konsensus semua jenjang hirarki. Agar menajemen memiliki komitmen terhadap keberhasilan proyek reengineering, maka eksekuti senior pun seharusnya terlibat seara aktif dalam jajaran manajemen, serta memeberikan kesempatan untuk menempatkan orang-orang terbaiknya menjadi anggota tim proyek. Hal ini perlu dilakukan karena fenomena menunjukkan bahwa seringkali perusahaan dalam melakukan reengineering menyerahkan sepenuhnya kepada konsultan. Hall menyimpulkan bahwa kesuksesan reengineering menurut komitmen jajaran manajemen untuk menginvestasikan waktunya sekitar 20% sampai 50% pada tahap pelaksanaan. Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin untuk memberikan informasi mengenai perkembangan reengineering dan mereview secara komprehensif mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggaran, kondisi ekonomi, kecenderungan pasar. Disamping itu juga mengevaluasi tingkat efisiensi (cara kerja yang lebih cepat dengan tingkat biaya yang lebih rendah), keefektifan (melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan kemampuan menghasilkan kualitas kerja lebih yang tinggi) dan transformasi (perusahaan cara mendasar pada cara kerja orang-orang maupun departemen maupun perubahan sifat bisnis itu sendiri) baik pada level fungsional, lintas fungsi, maupun organsiasi secara keseluruhan.
- System informasi yang kurang memadai
Menurut Martinez sebagian besar perusahaan yang gagal dalam proyek reengineering disebabkan oleh adanya sistem informasi yang kurang memadai dan tidak menempatkan sistem informasi sebagai mitra kerja yang benar (true partner). Tanpa kemitraan yang bersifat membangun (constructive partner), kepemimpinan teknologi, dan fokus pada pengelolaan sistem informasi yang baik maka reengineering
lebih banyak menemui kegagalan. Selanjutnya Martinez berpendapat bahwa pada sebagian besar perusahaan, sistem informasi dituntut memiliki kemampuan untukmmengidentifikasi disain danm mengimplementasikan teknologi yang dapat diterapkan dan manajemen solusi yang berbasis teknologi. Pendapat ini didukung pula oleh Davenport dan Stoddart, bahwa sistem informasi berperan penting dalam mengeliminasi faktor-faktor penghambat keberhasilan reengineering. Kedudukan sistem
informasi dalam proyek reengineering bisa berperan sebagai mitra kerja (partnership)
atau sebagai pendukung (support).
- Kurangnya keleluasaan (breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap factor-faktor kritis reengineering
Hal ini menyebabkan kegagalan dalam proyek reengineering. keluasan di sini meliputi aktivitas-aktivitas yang perlu dilakukan manajer untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang akan dan sedang didisain kembali untuk menciptakan nilai dalam unit bisnis dan organisasi secara keseluruhan. Sedangkan kedalaman menyangkut identifikasi seberapa besar unsur-unsur peran, tanggung jawab, pengukuran dan insentif, struktur organisasi, teknologi informasi, nilai-nilai bersama, dan skill keberhasilan reengineering.

E. Keberhasilan Reengineering
kunci keberhasilan dalam melakukan reengineering terletak pada pengetahuan dan kemampuan melaksanakannya, bukan keberuntungan. Bila mengetahui aturan-aturannya dan menghindari berbuat kesalahan, maka kemungkinan besar akan berhasil. Langkah pertama menuju keberhasilan reengineering adalah mengenali kegagalan umum dan belajar mencegahnya. Untuk mencapai keberhasilan dalam BPR, terdapat beberapa faktor yaitu :
1. Vision
Vision merupakan gambar tentang apa yang dikehendaki yang menyangkut : orang, produk, pelayanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Setiap orang dalam organisasi harus mampu mengerti, memahami, menjiwai dan menggambarkan visi tersebut sehingga semua tindakan dan keputusan selalu membawa perusahaan makin dekat pada visi yang telah ditentukan. Kegiatan-kegiatan yang menyangkut visi antara lain :
- Menentukan strategi yang tepat
- Menjelaskan alasan mengapa dilakukan Bisnis Proses reengineering
- Mengembangkan suatu cita-cita masa depan yang dipahami semua orang
- Menentukan target yang harus dicapai
- Menjelaskan hubungan antara usaha BPR dengan usaha yang sudah dilakukan
- Membuat peta perubahan-perubahan sampai pada tahap akhir
2. Skills
Baik interpersonal skill maupun teknik skill, keduanya sangat diperlukan karyawan agar mereka mampu melaksanakan tugas-tugas dalam proses baru. Aktivitas yang dilakukan dalam peningkatan skill antara lain :
- Mendidik pimpinan puncak mengenai konsep dan implikasi BPR
- Menginventarisasi tipe kepemimpinan yang dibutuhkan untuk melakukan proses baru
- Berfikir luas masa depan
- Mengubah desain dan mengembangkan hal-hal dari luar ke dalam perusahaan
- Memperoleh dukungan sarikat pekerja dan
- Mengelola perbedaan atau konflik secara baik dan konstruktif.
3. Incentives
Apabila karyawan dapat memahami dan merasakan perubahan secara drastis membawa perbaikan bagi karyawan, maka mereka dapat melakukan perubahan secara lebih baik. Beberapa hal yang menyangkut insentif anatara lain :
- Perubahan harus dipimpin, disosialisasi dan dibuat target tertentu oleh pimpinan perusahaan
- Tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya
- Hilangkan rasa ketakutan
- Memberi penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan dan prestasi karyawan
- Perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan suri tauladan dari pimpinan perusahaan.
4. Resources
Beberapa hal dan aktivitas dalam pengalokasian sumber daya antara lain :
- Komitmen manajemen puncak untuk melaksanakan perubahan
- Paling sedikit 25% dari waktu manajemen puncak melaksanakan perubahan
- Mengadakan pelatihan dan bimbingan dalam melaksanakan perubahan
- Melakukan benchmarking
- Memanfaatkan sumber daya seefektif dan efisien mungkin.
5. Action plan.
Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal waktu serta target yang terinci.

III. KESIMPULAN

Bisnis proses engineering merupakan salah satu pendekatan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang makin ketat. Dalam menghadapi kondisi krisis, ketidakpastian, dan dinamika perubahan yang cepat, organisasi perlu berhati-hati dalam mengambil tindakan reengineering secara parsial. Penyebab kegagalan reengineering yang utama adalah resistance to change, kurangnya komitmen manajemen, Sistem informasi yang kurang memadai, dan Kurangnya keluasan dan kedalaman analisis terhadap faktor-faktor kritis reengineering. Untuk mencapai keberhasilan dalam proses bisnis reengineering terdapat lima faktor utama yaitu : vision, skills, incentives, resources dan action plan.

Enterprise Resource Planning (ERP)

1. Sekilas mengenai ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2. Manfaat penggunaan system ERP

Terdapat beberapa manfaat yang diperoleh dari penggunaan system ERP, diantaranya :
• ERP menawarkan system terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya merupakan perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak system computer yang terpisah.
• ERP memungkinkan management mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja.
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan management supply chain dengan kemampuan memadukannya.
Secara keseluruhan system ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas, baik pada bagian operational maupun antarmuka dengan konsumen secara simultan.

3. Pemilihan Paket Sistem ERP

Agar manfaat ERP dapat tercapai, maka diperlukan perencanaan implementasi yang cermat. Kita harus mengetahui factor-faktor apa saja yang seharusnya menjadi pertimbangkan dalam pemilihan paket system ERP yang cocok untuk Industri di Indonesia. Factor-faktor tersebut adalah : Feature, Teknologi, Sumber daya Manusia, dan Infrastruktur.
- Feature
Secara umum software ERP dirancang khusus untuk memberikan solusi pada jenis Industri apapun, namum pada kenyataannya setiap Industri di Indonesia memiliki ciri khas tersendiri, hal ini menyebabkan timbulnya fungsi atau feature ERP yang spesifik unutk industry tertentu. Oleh karena itu fitur yang dibutuhkan oleh organisasi harus bisa ditunjang oleh system ERP yang dipilih. Terkadang perusahaan melihat feature yang bagus berdasarkan teori yang baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini, karena Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau kesalahan memilih berdasarkan factor features dapat menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Cocok atau tidaknya suatu system ERP biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai system ERP di Indonesia dan apakah industri itu serupa dengan industri kita.
- Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan 'jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya'. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang 'terjebak' dengan namanya sistem 'legacy'.
- Sumber Daya manusia
Secanggih apapun teknologi kita, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan. Selain dari vendor, perusahaan juga harus memiliki sumber daya manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi ERP.
- Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure / methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem 'go-live', umpamanya. Perlu diperhatikan juga kemungkinan perlunya upgrading di masa depan. Apakah vendor masih 'ingat' apa yang telah dilakukan? Apakah vendor tahu konfigurasi sistem yang telah terpasang pada konsumen setelah misalnya dua tahun kemudian?

4. Vendor ERP

Vendor merupakan orang-orang yang mengembangkan produst ERP. Vendor mengembangkan pemasaran product dengan menggunakan konsultan yang mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan keberlangsungan teknologi ERP, karena pada saat implementasi selesai maka tim implementasi diperusahaan akan meneruskan dan maintenance dengan customisasi pada teknologi ERP. Business Process Reenngineering RIP, 1996; menyatakan dalam penelitiannya, kegagalan implementasi dapat terjadi karena buruknya hasil implementasi dari konsultan. Sedangkan menurut Grover, et al., 1995 juga menyatakan kegagalan terjadi karena kurangnya dukungan dari konsultan eksternal selama proses.

Pada kali ini, kita akan memfokuskan kepada SAP (System Application and Product in data processing )
SAP merupakan perusahaan terkemuka penyedia solusi peranti lunak bisnis yang terdiri dari enterprise resource planning dan solusi peranti lunak terkait, seperti supply chain management, customer relationship management, product lifecycle management dan supplier relationship management.
Saat ini, lebih dari 38.000 kustomer di lebih 120 negara menjalankan aplikasi piranti lunak SAP® , mulai dari solusi untuk memenuhi kebutuhan usaha kecil menengah hingga solusi berskala besar/ organisasi global. Diperkuat oleh platform SAP NetWeaver™ untuk mendorong inovasi dan memungkinkan perubahan bisnis, solusi mySAP™ Business Suite membantu perusahaan di seluruh dunia untuk meningkatkan customer relationships, partner collaboration dan menciptakan efisiensi di seluruh supply chain dan operasional bisnis mereka. Solusi industri SAP mendukung proses bisnis unik lebih dari 25 segmen industri, termasuk high tech, retail, public sector dan layanan keuangan. Dengan cabang di lebih 50 negara, SAP terdaftar di beberapa bursa, diantaranya adalah Frankfurt Stock Exchange dan NYSE dengan simbol "SAP."
SAP merupakan software yang banyak dipakai diperusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. SAP juga menyiapkan paket khusus untuk perusahaan level menengah ke bawah (UKM). Dengan penambahan area supporting SAP, akan menambah pangsa pasar SAP dan juga membuka peluang tenaga kerja bagi dunia IT.
Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan
masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun
banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul. Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal, biaya consultan yang cukup tinggi ‘kutu loncat’ SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan ‘berani’ memakai solusi SAP.

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
Brikut ini adalah modul SAP yang terdiri dari modul-modul aplikasi:
• SD-Sales & Distribution:
(Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order “proses sales, shipping dan billing”)
• MM-Materials Management :
(Membantu menjalankan proses pembelian “procurement” dan pengelolaan inventory)
• PP-Production Planning:
(Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi “manufacturing” suatu perusahaan)
• QM-Quality Management:
(Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic)
• PM-Plant Maintenance:
(Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis)
• HR-Human Resources Management :
(Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai)
• FI-Financial Accounting:
(Mencakup standard accounting cash management “treasury”, general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting)
• CO-Controlling :
(Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas)
• AM-Asset Management :
(Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling)
• PS-Project System :
(Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control)


5. Kesimpulan :
Manfaat system ERP bagi organisasi , terdapat sebuah persepsi umum yang mungkin belum tepat, yaitu bahwa implementasi system ERP akan meningkatkan fungsionalitas organisasi dengan cepat. Tercapainya harapan yang tinggi berupa penghematan biaya dan peningkatan layanan, sangat bergantung pada seberapa jauh kita memilih system ERP yang sesuai dengan fungsionalitas organisasi dan seberapa optimal kita melakukan modifikasi dan konfigurasi ulang atas proses-proses yang ada pada system agar sesuai dengan kultur bisnis, strategi, dan struktur organisasi.